Yeni bir muhasebe veya ERP programına geçerken en çok kaygı yaratan konu veri aktarımıdır. "Yıllardır biriken cari, stok ve bakiyelerim kaybolur mu?" sorusu haklı bir endişedir. Doğru planlandığında veri aktarımı sorunsuz ilerler; plansız yapıldığında ise hatalı bakiyeler ve eksik kayıtlar haftalarca peşinizi bırakmaz. Bu yazıda eski programdan Mikro'ya geçişte izlenmesi gereken yolu anlatıyoruz.
Aktarım Öncesi Hazırlık İlk adım, eski programdaki verinin temizlenmesidir. Mükerrer cari kayıtları, kullanılmayan stok kartları ve tutarsız bakiyeler aktarım öncesinde düzeltilmelidir; çünkü "çöp veri" aktarılırsa yeni sistemde de çöp veri olur. Ardından eski programdan dışa aktarılabilir formatta (genellikle Excel veya standart dosya çıktısı) listeler alınır: cari kartlar, stok kartları, açık bakiyeler, açık çek-senet ve varsa fiyat listeleri.
Hangi Veriler Aktarılır? - Cari kartlar: Müşteri ve tedarikçi bilgileri, vergi numarası, iletişim, varsa risk limitleri. - Stok kartları: Stok kodu, ad, birim, KDV oranı, varsa barkod ve grup bilgileri. - Açık bakiyeler: Cari hesap açık bakiyeleri ve stok devir miktarları. - Açık çek-senet: Vadesi gelmemiş çek ve senetler. - Fiyat/iskonto listeleri: Müşteri ya da ürün bazlı özel fiyatlandırma.
Devir mi, Tüm Hareket mi? Önemli bir karar, geçmiş hareketlerin tamamının mı yoksa sadece devir bakiyelerin mi aktarılacağıdır. Çoğu işletme için en pratik yöntem, geçmiş hareketin tamamını taşımak yerine açılış/devir bakiyeleriyle başlamaktır. Yani yeni sisteme cari ve stok kartları, üzerlerine de net devir bakiyeleri girilerek temiz bir başlangıç yapılır. Geçmiş detaylı hareket gerektiğinde eski programda arşiv olarak saklanır. Bu yaklaşım hem daha hızlı hem de hata riskini düşürür.
Aktarım Adımları İlk olarak Mikro tarafında şirket ve dönem yapısı kurulur. Sonra cari ve stok kartları, hazırlanan listelerden içe aktarılır; kod ve isim eşleştirmeleri kontrol edilir. Ardından açık bakiyeler devir fişleriyle girilir. Çek-senet ve özel fiyatlar tanımlanır. Her aşamada küçük bir örnek üzerinde test yapılıp doğrulanması, toplu hataların önüne geçer.
Doğrulama: En Kritik Aşama Aktarım bittikten sonra mutlaka mutabakat yapılmalıdır. Eski programdaki toplam cari bakiye ile yeni sistemdeki toplam bakiye karşılaştırılır; rakamlar tutmuyorsa fark bulunana kadar canlıya geçilmez. Aynı şekilde toplam stok değeri ve adet bazında örnek kontroller yapılır. "Birkaç kuruş fark önemsiz" yaklaşımı tehlikelidir; küçük farklar genellikle daha büyük bir eşleştirme hatasının işaretidir.
Sık Yapılan Hatalar - Aktarımdan önce eski veriyi temizlememek ve mükerrer kayıtları taşımak. - Stok kodlarını standartlaştırmadan aktarıp sonra eşleştirme kaosu yaşamak. - Devir bakiyelerini mutabakatla doğrulamadan canlıya geçmek. - Yedek almadan içe aktarım denemesi yapmak. - Aktarımı ay ortasında yapıp dönem kapanışını karmaşıklaştırmak; ideal olan dönem/yıl başında geçmektir.
Ne Kadar Sürer? Süre, veri büyüklüğüne ve eski programın dışa aktarma kabiliyetine bağlıdır. Kart adedi az ve veri temiz bir işletmede aktarım birkaç gün içinde tamamlanabilir; binlerce cari ve stok kartı olan, verisi dağınık bir firmada ise temizlik dahil süre uzar. Net süre, ancak mevcut verinin görülmesiyle söylenebilir.
Trakya Bilgisayar Veri Aktarım Hizmeti Veri aktarımını sizin yerinize, deneyimli ekibimizle yürütüyoruz. Eski programınızdan veriyi alıyor, temizliyor, Mikro'ya aktarıyor ve mutabakatla doğruluyoruz. Trakya'da yerinde, Türkiye genelinde uzaktan çalışabiliyoruz. Amacımız, ilk gün rakamlarınız kuruşu kuruşuna tutarak Mikro'da çalışmaya başlamanız ve geçişin işinizi aksatmamasıdır.