e-Faturaya geçtikten sonra günlük hayatta en sık tekrarlanan iş, fatura kesmektir. İlk başta yeni gelebilse de süreç birkaç deneme sonrası tamamen rutine oturur. Bu yazıda Mikro üzerinden bir e-Fatura veya e-Arşiv faturanın nasıl düzenlendiğini, hangi noktalara dikkat edilmesi gerektiğini pratik biçimde anlatıyoruz.
Ön Koşullar Fatura kesmeden önce sistemde birkaç tanımın hazır olması gerekir: geçerli bir mali mühür veya elektronik imza, tanımlı entegratör/entegrasyon ayarları ve doğru yapılandırılmış firma bilgileri. Bunlar bir kez kurulduktan sonra her faturada tekrar uğraşmazsınız. Mali mühür süresinin dolmadığından emin olmak, fatura kesememe sorununu baştan önler.
Adım 1 — Cari ve Belge Tipini Belirleme Faturayı keseceğiniz cariyi seçerek başlarsınız. Burada kritik nokta, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığıdır. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa belge e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv olarak düzenlenir. Mikro, cari tanımındaki bilgilere göre doğru belge tipini büyük ölçüde otomatik belirler; yine de yeni eklenen carilerde bu kontrolün yapılması iyi bir alışkanlıktır.
Adım 2 — Kalemlerin Girilmesi Fatura satırlarına stok kartlarını ekler, miktar ve birim fiyatı girersiniz. Stok kartlarındaki KDV oranı ve birim bilgisi doğruysa tutarlar otomatik hesaplanır. İskonto, ek vergiler (örneğin ÖTV gibi) veya tevkifat söz konusuysa ilgili alanlardan tanımlanır. Doğru kurulmuş stok kartları, fatura aşamasındaki manuel düzeltmeleri en aza indirir.
Adım 3 — Tutar ve Vergi Kontrolü Kalemler girildikten sonra fatura toplamını, KDV tutarını ve varsa tevkifatlı tutarı gözden geçirin. Bu kontrol birkaç saniye sürer ama yanlış kesilmiş bir faturayı iptal edip yeniden düzenlemekten çok daha hızlıdır. Özellikle tevkifatlı ve istisnalı faturalarda bu adım kritiktir.
Adım 4 — Faturanın Oluşturulması ve Gönderimi Kontroller tamamsa fatura kaydedilir ve entegratör üzerinden gönderilir. e-Fatura, alıcının sistemine GİB altyapısı üzerinden iletilir; e-Arşiv ise oluşturulup arşivlenir ve gerektiğinde alıcıya elektronik veya basılı olarak verilir. Gönderim sonrası fatura durumu (gönderildi, kabul edildi, reddedildi gibi) takip edilir.
Sık Karşılaşılan Uyarılar ve Çözümleri - "Mali mühür geçersiz/süresi dolmuş": Mühür yenileme zamanı gelmiştir; Kamu Sertifikasyon Merkezi süreci işletilir. - "Alıcı e-Fatura mükellefi değil": Belge e-Arşiv olarak düzenlenmelidir; tip otomatik düzeltilir. - "Vergi numarası/VKN hatalı": Cari tanımındaki kimlik bilgisi düzeltilmelidir. - "Belge GİB tarafından reddedildi": Ret gerekçesi okunur, ilgili alan düzeltilip yeniden gönderilir.
İptal, İade ve Düzeltme Hatalı kesilmiş bir e-Faturada düzeltme, belge tipine göre farklı yürür. e-Arşiv faturalarda belirli süre içinde iptal mümkünken, e-Faturada alıcının kabul/ret mekanizması ve iade faturası süreci devreye girer. Bu nedenle göndermeden önceki kontrol, sonradan düzeltmekten her zaman daha kolaydır. Düzenli kesilen iade ve düzeltme faturalarında da aynı dikkat geçerlidir.
İyi Alışkanlıklar - Her gün sonunda kesilen faturaların durumunu kontrol edin; reddedilen veya bekleyen kalmasın. - Mali mühür/imza süresini takvime not edin. - Sık kullandığınız carileri ve stokları doğru ve eksiksiz tanımlayın; fatura hızı artar. - Tevkifat ve istisna gerektiren satışlarınız için şablon mantığı oluşturun.
Trakya Bilgisayar Desteği İlk faturalarınızı birlikte kesiyor, ekibinizi e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerinde eğitiyoruz. Belge tipi seçimi, tevkifat, istisna ve iade gibi özel durumları örneklerle gösteriyoruz. Bir uyarıyla karşılaştığınızda Trakya'da yerinde, Türkiye genelinde uzaktan ve 7/24 destekle anında yanınızdayız; faturanızın zamanında ve doğru kesilmesi bizim de önceliğimizdir.